Хотите сделать головокружительную карьеру? Дружите с директором по персоналу, ездите на рыбалку с начальником службы безопасности, играете в бильярд с вице-президентом по стратегическому развитию? Уверены, что «вычислили» самых влиятельных людей компании? Ошибаетесь! Важнейшая офисная единица — личный помощник руководителя. О его непростой судьбе и пойдет речь.
Когда я говорю, что работаю персональным помощником руководителя компании, у многих на лице появляется удивление, а у иных и просто презрение пополам с разочарованием: «Секретарша, что ли?!» Подразумевается, что к 38 годам можно было бы сделать карьеру получше, тем более что все вокруг директора, в крайнем случае, менеджеры. Когда-то давно я комплексовала по этому поводу, а сейчас успокоилась. Да, я — персональный секретарь. Но главное — не название должности, а реальная квалификация, уровень выполняемых обязанностей и ответственности. Вот моя подруга недавно стала коммерческим директором в фирме со штатом в 15 человек и страшно этим гордится. А под началом моего босса трудятся несколько тысяч сотрудников…
Начальник переходного периода
По образованию я инженер и даже работала по специальности в одном НИИ. Если бы система государственного финансирования науки не развалилась, может, я бы сейчас спутники «запускала». Но не судьба… То, что из бюджетной организации надо уходить, было ясно, только вот куда? Когда кандидаты наук подрабатывают дворниками, кому нужен молодой специалист?
К счастью, не все научные сотрудники стали подметать улицы. Заведующий моей лабораторией, как тогда говорили, «вовремя перестроился». Не уходя с основного места работы, он зарегистрировал фирму и занялся каким-то бизнесом с Гонконгом. Заметив, что я хорошо владею английским, стал подбрасывать мне «халтурку» — я переводила для него документацию, иногда письма. Платил он, конечно, из собственного кармана. Судя по текстам, шеф собирался поставлять в Россию компьютеры и комплектующие… И вот в один знаменательный день он позвал меня к себе в кабинет и сообщил, что уходит из науки и полностью посвящает себя бизнесу, даже офис уже снял… Но главное, он предложил мне уйти вместе с ним в качестве личного секретаря. И без того нищенскую зарплату задерживали уже несколько месяцев, поэтому терять мне было нечего. Я сказала «да»…
Однажды, много лет спустя
В этом году у меня нечто вроде юбилея — 15 лет работы на одном месте и в одной должности. Как шутит мой шеф, не многие генеральные секретари могли похвастаться таким сроком пребывания на посту. Если вспомнить и записать все, что было за эти годы, то может получиться бестселлер а-ля «Становление отечественного бизнеса — взгляд из приемной».
Первое время в нашей фирме я была всем: секретарем на ресепшн, офис-менеджером, менеджером по персоналу, кассиром, даже системным администратором, не говоря уже о моих непосредственных обязанностях персонального ассистента. Компания росла, на каждое направление были взяты сотрудники, и от всего лишнего меня освободили. Правда, тогда я просила шефа сделать меня офис-менеджером или административным директором, а на место персонального помощника взять кого-то другого. На что босс ответил, что он, в принципе, не возражает и даже обязательно переведет меня на управленческую должность, но не сейчас - в данный момент ему необходим именно ассистент, которому можно доверять. Возможно, прояви я тогда настойчивость, теперь бы уже входила в совет директоров… Но за эти годы в нашей фирме сменилось столько разных директоров! Я же остаюсь величиной неизменной. Хотя одно время меня все же терзал страх перед увольнением (кстати, нагнетаемый «доброжелателями-экспертами».) Вдруг на очередном витке развития бизнеса шеф сочтет, что я не соответствую его статусу, и заменит меня на какую-нибудь девчонку-фотомодель? И вовсе не из сексуальных соображений — никаких интимных отношений у меня с боссом никогда не было. Как говорили «доброжелатели», все бизнесмены однажды меняют старых жен и секретарш на молодых. Думаю, доля истины в этом есть, тем более что, уйдя в коммерцию, мой шеф развелся с первой женой. Я была в курсе всех животрепещущих подробностей: поругавшись в очередной раз, они разговаривали друг с другом только через меня. Босс даже изливал мне душу, жаловался на жизнь и советовался, разводиться или нет. Второй раз он женился достаточно быстро — на своей любовнице, о наличии которой я, естественно, тоже знала. Тогда, лет десять назад, я попыталась уйти — в первый и последний раз. А все оттого, что новая жена босса меня невзлюбила. И вовсе не потому, что подозревала в посягательствах на мужа. Думаю, ее просто нервировало, что босс проводит со мной больше времени, чем с ней, часто берет в командировки. Сидеть дома даме не нравилось, и она пыталась участвовать в бизнесе - то есть периодически появлялась у нас в офисе. «Накрученный» супругой шеф начал нервничать, предъявлять мне какие-то идиотские претензии… Короче, я решила, что нужно уходить. Стала рассылать резюме, благо, факс под рукой, ходить по собеседованиям. И только тогда поняла, как мне повезло с местом работы вообще и боссом в частности. Во-первых, многие потенциальные работодатели, в отличие от моего шефа, университетов явно не кончали и вели себя «чисто по-братански». Ну а во-вторых, на некоторых собеседованиях мне сразу намекали на то, что я должна быть готова к «особым обязанностям». В одной фирме вообще попросили принести фотографию в купальнике… К счастью, пока я искала пути отступления, конфликт с женой разрешился сам собой. Видимо, мадам цеплялась не только ко мне, но и к другим сотрудникам, пыталась на правах жены хозяина давать указания, мешала работать. Слава богу, шеф довольно быстро сориентировался в ситуации и запретил любезной супруге появляться в офисе. А вскоре и вообще развелся с ней…
Думаю, вы уже поняли, что любой персональный ассистент в курсе частной жизни своего босса. Ты знаешь, кто ему звонит и с кем он просит соединить, заказываешь подарки родным и близким, бронируешь авиабилеты для тещи, просто слышишь разговоры из-за приоткрытой двери кабинета… К тому же мой шеф, помешанный на конфиденциальности, целиком и полностью доверяет, пожалуй, только мне. Да и кто будет с ним нянчиться так, как я? Кто еще поймет его с полуслова? Уверена на 100 процентов — при отсутствии помощника его бизнес встанет. Он привык, что есть некий сказочный джин, которому только прикажи — и все будет организовано: назначены встречи, оформлены документы, подготовлены совещания, забронированы билеты и гостиницы и т.д. и т.п. Да не приди я в офис, он даже партнерам позвонить не сможет! У него просто нет их телефонов - зачем, если я «на связи»?
За эти годы мы отлично сработались. Да и пережили вместе немало. Как-то на нашу фирму «наехали». Не буду вдаваться в подробности, скажу только, что на шефа завели уголовное дело, потом угрожали физической расправой, он был вынужден некоторое время скрываться. А связь с офисом и руководство компанией осуществлял по мобильному телефону. Причем через меня. В целях конспирации связь была односторонней. Видимо, привыкнув к тому, что теперь я обладаю всей информацией и держу связь с хозяином, наши топ-менеджеры сами стали приходить ко мне за указаниями. Многие решения я принимала самостоятельно и фактически руководила компанией… Однажды шеф позвонил и попросил привести ему документы на приватизацию одного актива (когда началась эта история, мы, предвидя обыски и «налеты», перевезли наиболее ценные бумаги к моим родителям). Как в шпионском фильме, я шла по улице и оглядывалась — нет ли «хвоста». К условленному перекрестку подъехал автомобиль, тонированное стекло опустилось, и я увидела босса. Только успела сунуть в окно папку — и автомобиль рванул на красный свет… Разве такое забывается?
Коллеги по цеху
Девочек-секретарей в нашем офисе полно — ресепшионистки, ассистенты отделов. Но персональных помощников помимо меня всего трое — у вторых лиц (вице-президентов). На работу их взяли значительно позже и, конечно, отбирали самым тщательным образом. Они молодые, симпатичные, с лингвистическим образованием, с опытом работы — вполне квалифицированные девушки. Правда, в отличие от меня, они стажировались в другое время и иных условиях (до нас все трое работали в представительствах иностранных фирм). Они не понимают специфики отечественной бизнес-структуры, а главное, не «чувствуют» нашу компанию. Хотя, может быть, сегодня это не так уж и важно… Как говорит мой шеф, время терминаторов прошло — их заменили функционеры. Кстати, после появления в офисе трех новых ассистенток меня стали звать «старшей женой»…
Конечно, я общаюсь и с секретарями партнеров моего шефа — как правило, такими же персональными ассистентами. Согласовываем встречи, обмениваемся документами, просто соединяем наших боссов, иногда созваниваемся раз по десять в день. Отношения установились вполне дружеские, порой даже просто так переписываемся по ICQ. Хотя кого-то из них я даже в глаза не видела, а с кем-то за несколько лет встретилась всего пару раз. Кстати, я заметила, что проблемы и наблюдения у всех персональных ассистентов одинаковые, независимо от страны и национальности. И у меня в Москве, и у девочек в Пекине, Токио, Лондоне… Работа нервная и напряженная, а начальник самодур, крикун, бабник и растяпа… Но — любимый.
Самый интересный опыт общения с коллегами я получила несколько лет назад, когда подбирала себе замену на время декрета. Когда я сообщила боссу, что беременна и через несколько месяцев буду рожать, он был в шоке! Подобное ему вообще в голову не приходило! Если попытаться описать охватившие его эмоции парой фраз, то идеально подойдут: «И ты, Брут!» и «А как же я?..» Мне было смешно и немного обидно. Но, с другой стороны, чувствовать себя незаменимой приятно…
Конечно, деваться ему было некуда и мы договорились, что я уйду за два месяца до планируемого срока родов и просижу с ребенком полгода, а служба персонала найдет мне временную замену. Вот тут и началось самое интересное. Шеф поручил мне самой выбрать сменщицу, а ему «представить окончательный вариант для утверждения». Я присутствовала на всех собеседованиях и, Господи, чего только не насмотрелась и не наслушалась! Именно после этих собеседований я поняла, откуда берутся сальные анекдоты про отношения начальников с секретаршами и как родилось унизительное словечко «секретутка». Я еще могу понять, когда девочки спрашивают о возрасте потенциального руководителя. Но какое отношение к работе имеют вопросы типа «А он женат?» или «Он темненький или светленький?». Кроме того, причина увольнения многих соискательниц с предыдущего места работы звучала просто: «Приставал начальник». При этом было очевидно, что, если к девушке не приставать, обидится до глубины души. Я была в ужасе и растерянности. Ведь уходить мне придется в любом случае, так неужели я оставлю моего шефа один на один с такой девкой?! Пусть и временно, да и чем еще закончится это «временное»? Однако HR-менеджер меня успокоила: обычные проблемы подбора. Секретарь вообще считается одной из самых сложных позиций. Удивительно, но даже главбуха на $3000 проще найти, чем ресепшионистку на $500! Тем более что в данном случае требовался действительно квалифицированный специалист, да еще на временную работу. В общем, мы просто спокойно ждали, пока придет «наш кандидат». И он наконец пришел — через два месяца, когда я одной ногой уже была в роддоме. Кандидаток, полностью соответствующих нашим требованиям, оказалось двое. Я выбрала менее симпатичную… Только не спрашивайте почему! Босс поговорил с ней минут пять и дал свое «державное» согласие. В течение двух недель девочку проверяла служба безопасности. Причем не «для отписки», а по полной программе. С детектором лжи, изучением биографии родственников и опросом местным участковым соседей по подъезду…
Несколько дней мы со сменщицей поработали вместе, чтобы она вошла в курс дела. А потом я ушла. Первое время шеф звонил мне почти каждый день. Могу его понять, тем более что и сама чувствовала себя как-то неуютно. Потом он, видимо, приспособился к «чужому» человеку, да и я отключилась от работы. Но через несколько недель после родов шеф позвонил мне и слезно умолял поехать переводчиком на переговоры с новым партнером (видите ли, это настолько «важно и секретно», что новую ассистентку он брать не хочет). Прислал машину, и пришлось срочно ехать и полтора часа обсуждать поставки с какими-то арабами. За время «декрета» подобные просьбы повторялись еще несколько раз…
Но насколько сильно я нужна боссу, я поняла, лишь вернувшись в офис. Впрочем, не только ему. Видимо, сама того не замечая, я действительно стала координационным центром компании и большую часть вопросов и проблем, с которыми ко мне приходили прочие сотрудники, решала самостоятельно, не доводя до шефа. Новенькая девочка, само собой, оказалась на это не способна — просто потому, что не проработала здесь столько лет. Все время, что я сидела дома с малышом, босс стонал от шквала писем, которые на него обрушились, от посетителей, которые штурмовали приемную, от мелких офисных проблем и интриг. Позже его жена — на моей памяти уже третья — призналась, что с горя он решил подтянуть свой английский, дабы не привлекать для переводов посторонних… В общем, моему возвращению были искренне рады, финансовый директор даже обронил фразу: «Мама вернулась!» А новую девочку мы, ко всеобщему согласию, перевели в отдел логистики…
А где перспективы?
Да, я персональный секретарь, как и 15 лет назад. Но ведь формально и мой шеф никакой карьеры не сделал — как был владельцем и президентом одной и той же фирмы, так им и остался. Зато рос и развивался его бизнес. Да и сам босс как управленец поднялся на новый уровень. Вместе с ним «выросла» и я. Сопровождая начальника, я объездила полмира, познакомилась с бизнес-этикетом разных стран. Не только довела до совершенства английский, но и, пока мозг был еще восприимчив, выучила немецкий и основы итальянского. Спасибо боссу, который оплачивал языковые курсы и даже частных репетиторов… Сейчас, не будучи профессионалом, имею неплохое представление о самых разных вопросах: составлении контрактов, регистрации юридических лиц, открытии банковских счетов (в том числе в офшорах), расчете финансовой эффективности проектов. Ну а о прямых секретарских обязанностях я просто лекции могу читать! И, что очень важно, теперь я вполне могу считать себя менеджером. Быстро принять решение, четко поставить задачу, проконтролировать исполнение? Не проблема! Думаю, я вполне бы справилась с обязанностями административного директора средней компании. Да и платят мне теперь больше, чем иным топ-менеджерам.
Но есть одно «но». Я не променяю нынешнее место и любимого шефа даже на самые радужные перспективы. Часто вспоминаю сцены из фильмов, в которых показывают шикарные приемные престарелых американских миллиардеров. За столами красного дерева сидят пожилые секретари, проработавшие с боссом не один десяток лет. Их уважают и побаиваются даже члены совета директоров. Видимо, это про меня…
Стандартные обязанности персонального помощника
Возраст персональных ассистентов
В среднем 30 лет
Максимум 45 лет
Такие разные ассистенты…
Марина Хадина, консультант агентства АНКОР:
«Личные ассистенты могут пройти три ступени развития:
Светлана Фетисова
Вернуться назад
